Plus de 200 employés d’Automattic - la société derrière WordPress - ne vont jamais au bureau le matin. Ce serait pratiquement impossible parce qu’ils travaillent dans 174 villes différentes et 29 pays du monde entier. Leur bureau est partout, pourvu qu’ils disposent d’une connexion Internet, que ce soit chez eux, à la plage ou au café du coin. Automattic n’est qu’un exemple parmi les entreprises de plus en plus nombreuses à travailler totalement ou partiellement sur une base virtuelle.  Les multinationales aussi, comme Apple et Dell, proposent des postes qui peuvent être au moins une partie du temps réalisés à la maison. Les avantages sont évidents : le télétravail réduit les coûts et vous permet de recruter des talents aux quatre coins du monde. Mais comment faites-vous pour être certain que chacun fait ce qu’il est censé faire ?

1. Une bonne communication

Le plus grand défi des entreprises qui travaillent à distance est la communication au sein de l’équipe. Les discussions informelles à la machine à café, les séances de remue-méninges dans une salle de réunion et les entretiens personnels visant à examiner les résultats de quelqu’un sont autant d’éléments qui doivent être remplacés par un équivalent virtuel. Comment ? D’après Sara Sutton Fell, PDG de FlexJobs, il est important de ne pas utiliser un seul outil de communication en ligne, mais plusieurs. Pour les informations pratiques telles que le partage de données ou les mises à jour sur un projet, le courriel est idéal.Mais pour des séances de remue-méninges et le partage de renseignements plus personnels, le téléphone ou la vidéo sont plus efficaces.

2. Des objectifs clairs

L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises choisissent de ne pas travailler à distance est qu’elles ont peur que les employés ne mènent pas à bien leur travail. Que faire si votre employé décide de faire la vaisselle ou de promener le chien au lieu de terminer un projet ? La solution consiste à fixer des objectifs et des échéanciers précis convenus entre les deux parties. En fonction du volume de vérification dont vous pensez avoir besoin, vous pouvez trouver un logiciel qui surveille l’activité de l’ordinateur, notamment au niveau du courrier électronique et de la navigation sur le web. L’inconvénient est la méfiance que ces outils montrent vis-à-vis de vos employés. 

3. Les bons outils

Travailler à distance n’a de sens que si vous fournissez aux employés tous les outils dont ils ont besoin pour communiquer les uns avec les autres, partager des informations et mener à bien leur travail. Pensez par exemple aux smartphones, aux casques, aux webcams et à de bonnes connexions Internet. Mais aussi aux logiciels en ligne comme Google Docs ou à l’outil de gestion de projet Basecamp.  Ces outils vous permettent de surveiller l’évolution, d’assurer les conversations et de planifier vos projets à distance.

4. Une approche personnelle

Certaines entreprises exigent de leurs employés qu’ils pointent à une heure précise. Ces mesures négligent un des plus grands avantages du télétravail : celui de pouvoir beaucoup plus facilement adapter les heures de travail aux besoins de l’employé. Environ 20 pour cent des gens travaillent mieux s’ils peuvent dormir et commencer un peu plus tard. Un lieu de travail virtuel est rentable s’il donne aux employés la liberté de répartir leur travail en fonction de leurs préférences personnelles.